Nowa definicja dokumentu w obliczu prawa

Dokumentem jest film, a niebieski własnoręczny podpis może być dokonany na dedykowanym urządzeniu w formie elektronicznej (podpis elektroniczny).

Nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne jest dokumentem. Jakie to niesie zmiany?

01 lipca 2016 wchodzi w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE.

ROZDZIAŁ I

PRZEPISY OGÓLNE

ARTYKUŁ 1

Przedmiot

„W celu zapewnienia właściwego funkcjonowania rynku wewnętrznego i w dążeniu do osiągnięcia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa środków identyfikacji elektronicznej i usług zaufania niniejsze rozporządzenie:

1. a) określa warunki uznawania przez państwa członkowskie środków identyfikacji elektronicznej osób fizycznych i prawnych, objętych notyfikowanym systemem identyfikacji elektronicznej innego państwa członkowskiego;
2. b) określa przepisy dotyczące usług zaufania, w szczególności transakcji elektronicznych; oraz
3. c) ustanawia ramy prawne dla podpisów elektronicznych, pieczęci elektronicznych, elektronicznych znaczników czasu, dokumentów elektronicznych”.

Dlaczego o tym piszę?

Budowanie zaufania w Internecie jest nie lada zadaniem. W lwiej części nowe pokolenia szukają produktów i usług głównie przez Internet.

„Aby zwiększyć w szczególności zaufanie małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) oraz konsumentów do rynku wewnętrznego i propagować korzystanie z usług i produktów zaufania, należy wprowadzić pojęcia kwalifikowanych usług zaufania i kwalifikowanego dostawcy usług zaufania w celu wskazania wymogów i obowiązków mających zapewnić wysoki poziom bezpieczeństwa wszelkich świadczonych kwalifikowanych usług zaufania lub stosowanych produktów„.

Czy każdą transakcję możemy dziś zawrzeć przez Internet?

Tam gdzie wymagana jest pisemna zgoda klienta, gdzie potrzebny jest odręczny podpis nie było to możliwe.

Wchodzą z życie fundamentalne zmiany w postrzeganiu ważnych elementów naszej działalności gospodarczych, a szczególnie ważnych w relacjach prowadzonych przez Internet z klientami.

Zwracam uwagę na:

1. Nową definicję dokumentu:

Artykuł 3

Definicje

„35) „dokument elektroniczny” oznacza każdą treść przechowywaną w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne”.

Skutki prawne podpisów elektronicznych: 

Artykuł 25

Sekcja 4

1. „Podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych.
2. Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.
3. Kwalifikowany podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim jest uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny we wszystkich pozostałych państwach członkowskich”.

Od 08 września 2016 wchodzi Ustawa o zmianie ustawy – Kodeks Cywilny i ustawy Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 roku, poz. 1311)

I tu też zwracam uwagę na:

1. Nową definicję dokumentu

Nowy art. 77[3] stanowi: „Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”.

Mamy więc bardzo ważną zmianę w definicji dokumentu – może to już być wypowiedź zapisana jako np. nagranie video.

Przy odpowiednim zorganizowaniu (odpowiednie urządzenie, certyfikaty) będzie można pobierać podpisy w sposób elektroniczny od klientów. Czyli zamiast podpisu na 20 kartkach papieru klient będzie mógł na urządzeniu przeczytać cały dokument – widzieć jego integralność – wszystkie kartki, załączniki – i na koniec pod tym dokumentem złożyć podpis (odpisać odpowiednim piórem na odpowiednim urządzeniu), który będzie integralną częścią całego dokumentu. Tak przygotowane dokumenty (on line lub offline) na bieżąco (przy dostępie do Internetu) mogą być przekazane np. do elektronicznego konta klienta, w którym klient zobaczy (po zalogowaniu się) pełne archiwum tego dokumentu.

Czy to ważna zmiana?

1. Wpływa na pracę w POSach – mniej kartek, mniej dokumentów; mniej kroków w procesie
2. Wpływa na prace w działach prawnych w przypadkach spraw sądowych – dokumenty w postaci elektronicznej są ważne przed sądem

„Art. 772. Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”.

To co jest ważne z punktu widzenia obsługi klienta to fakt, że w dobie organizowania obsługi klienta jednakowo bez względu na rodzaj kanału komunikacji takie podejście do dokumentu i podpisu elektronicznego umożliwi przygotowanie nowych i jednolitych procesów gospodarczych we wszystkich kanałach.

Czy w formie dokumentu papierowego (formie dokumentowej) czy w formie elektronicznej obie formy będą miały jednakową moc prawną.

Pełne treści aktów prawnych są poniżej.

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej:

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE:

http://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32014R0910&from=PL

Internetowy System Aktów Prawnych

Dz.U. 2015 poz. 1311

Ustawa z dnia 10 lipca 2015 o zmianie ustawy – Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw.

http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU20150001311

 

Zdjęcia źródło: pl.fotolia.com